Privacyverklaring

Artikel 1 - Wie wij zijn

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Innoverius BV (“Innoverius”, “wij”, “ons” of “onze”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, deelt en beschermt in het kader van haar websites, softwaretoepassingen, SaaS-platformen, opleidingen, evenementen en overige diensten (hierna gezamenlijk de “Diensten”).

Innoverius BV treedt voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (“GDPR”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze websites, prospects, klanten, leveranciers, partners, deelnemers aan evenementen en gebruikers van onze Applicaties en Diensten.

Wanneer Innoverius persoonsgegevens verwerkt namens haar klanten in het kader van het gebruik van de Applicaties, treedt Innoverius in beginsel op als verwerker. Dergelijke verwerkingen worden geregeld door een afzonderlijke Data Processing Agreement (“DPA”) tussen Innoverius en de betrokken klant.

Wij verwerken persoonsgegevens met respect voor de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en verbinden ons ertoe passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om deze persoonsgegevens te beschermen.

Onze contactgegevens zijn te vinden aan het einde van deze Privacyverklaring, meer bepaald in Artikel 13.

Artikel 2 - Welke persoonsgegevens wij verwerken

Innoverius verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die relevant zijn voor haar Diensten, haar bedrijfsvoering en de relatie met haar klanten, gebruikers, leveranciers, partners en bezoekers van haar websites.

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens

• naam en voornaam;

• aanspreking;

• functie of beroepstitel;

• bedrijfsnaam;

• ondernemingsnummer en btw-nummer.

Contactgegevens

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• correspondentieadres;

• facturatieadres;

• bedrijfsadres.

Account- en gebruikersgegevens

• gebruikersnaam;

• gebruikers-ID;

• authenticatiegegevens;

• toegangsrechten;

• voorkeursinstellingen;

• inlog- en gebruikshistoriek.

Contract- en facturatiegegevens

• offertes;

• contractgegevens;

• facturen;

• betalingsinformatie;

• communicatie met betrekking tot de dienstverlening.

Technische en gebruiksgegevens

• IP-adres;

• browsertype;

• besturingssysteem;

• apparaatgegevens;

• logbestanden;

• datum en tijd van gebruik;

• bekeken pagina's;

• gebruik van functionaliteiten;

• diagnostische en beveiligingsinformatie.

Communicatiegegevens

• e-mails;

• supporttickets;

• chatberichten;

• feedback;

• correspondentie met Innoverius.

Marketing- en evenementgegevens

• inschrijvingen voor nieuwsbrieven;

• deelname aan webinars, opleidingen en evenementen;

• communicatievoorkeuren;

• marketinginteracties.

Beveiligingsgegevens

• toegangsregistraties;

• auditlogs;

• beveiligingsmeldingen;

• camerabeelden indien u onze kantoren bezoekt.

Gegevens die u vrijwillig verstrekt

Wij kunnen eveneens persoonsgegevens verwerken die u vrijwillig aan ons verstrekt via formulieren, correspondentie, supportverzoeken, evenementen, enquêtes, feedback of andere communicatie met Innoverius.

Daarnaast verzamelen wij automatisch bepaalde technische en statistische gegevens wanneer u onze websites, Applicaties of Diensten gebruikt. Deze gegevens worden gebruikt voor beveiliging, werking, analyse, optimalisatie en verbetering van onze Diensten.

Artikel 3 - Account- en gebruikersgegevens

Wanneer een gebruiker een account aanmaakt of gebruikt binnen de Applicaties van Innoverius, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de identificatie, authenticatie, beveiliging en het beheer van het gebruikersaccount.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• naam en voornaam;

• e-mailadres;

• organisatie of werkgever;

• gebruikersnaam;

• gebruikers-ID;

• rollen en toegangsrechten;

• voorkeursinstellingen;

• authenticatiegegevens;

• inlog- en gebruikshistoriek;

• beveiligings- en auditlogs.

Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen en worden uitsluitend bewaard met behulp van passende beveiligingsmaatregelen, zoals hashing of vergelijkbare beveiligingstechnieken.

We verwerken deze gegevens om:

• gebruikersaccounts aanmaken en beheren;

• toegang tot de Applicaties verlenen;

• de veiligheid van de Applicaties te waarborgen;

• gebruikers te authenticeren;

• misbruik, fraude en ongeoorloofde toegang te voorkomen;

• support en technische ondersteuning te verlenen;

• wettelijke en contractuele verplichtingen na te leven.

De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant en voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen inzake beveiliging, continuïteit en beheer van onze Diensten.

Artikel 4 - Gebruiks- en loggegevens

Wanneer u onze Applicaties, websites of Diensten gebruikt, kunnen wij automatisch technische, operationele en gebruiksgegevens verzamelen en verwerken.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• inlog- en uitloggegevens;

• datum en tijd van gebruik;

• gebruikte functionaliteiten;

• gebruikersacties binnen de Applicaties;

• IP-adressen;

• apparaatgegevens;

• browser- en systeeminformatie;

• foutmeldingen;

• prestatiegegevens;

• auditlogs;

• beveiligings- en toegangsregistraties.

We verwerken deze gegevens om:

• de Applicaties en Diensten te leveren en correct te laten functioneren;

• gebruikers te authenticeren;

• de veiligheid en integriteit van onze systemen te waarborgen;

• misbruik, fraude en ongeoorloofde toegang te detecteren en voorkomen;

• technische problemen op te sporen en op te lossen;

• support en ondersteuning te verlenen;

• prestaties, stabiliteit en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren;

• statistische analyses uit te voeren;

• te voldoen aan wettelijke, contractuele en beveiligingsverplichtingen.

Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst, de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen inzake beveiliging, continuïteit en verbetering van onze Diensten, en, waar van toepassing, op wettelijke verplichtingen.

Artikel 5 - Gegevens die u invoert in de applicaties

Onze Applicaties laten klanten toe om gegevens, documenten en andere informatie op te slaan, te beheren, te verwerken en te delen in het kader van hun eigen activiteiten.

Voor zover deze gegevens persoonsgegevens bevatten van cliënten, medewerkers, leveranciers, tegenpartijen of andere betrokkenen, handelt de klant als verwerkingsverantwoordelijke en treedt Innoverius uitsluitend op als verwerker in de zin van de GDPR.

Innoverius verwerkt dergelijke persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van de klant, voor zover noodzakelijk voor de levering, hosting, beveiliging, ondersteuning, het onderhoud en de verdere ontwikkeling van de Applicaties.

De rechten en verplichtingen van partijen met betrekking tot deze verwerkingen worden nader geregeld in een afzonderlijke Data Processing Agreement (“DPA”) die integraal deel uitmaakt van de contractuele relatie tussen Innoverius en de klant.

Innoverius verkrijgt geen eigendomsrechten op de gegevens die door de klant in de Applicaties worden ingevoerd en verwerkt deze niet voor eigen doeleinden, tenzij dit noodzakelijk is voor de levering van de Diensten, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of wanneer dit uitdrukkelijk tussen partijen werd overeengekomen.

Artikel 6 - Subverwerkers en hosting

Voor de levering van onze Applicaties en Diensten doet Innoverius beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, infrastructuurleveranciers en andere partijen die in bepaalde gevallen persoonsgegevens namens ons of namens onze klanten verwerken.

Deze partijen kunnen onder meer instaan voor:

• cloudhosting;

• datacenterdiensten;

• back-ups en opslag;

• netwerk- en beveiligingsdiensten;

• e-mail- en communicatiediensten;

• authenticatie- en identiteitsdiensten;

• monitoring en logging;

• support- en onderhoudsdiensten;

• AI-functionaliteiten en aanverwante technologieën.

Wanneer dergelijke partijen persoonsgegevens verwerken namens Innoverius of haar klanten, worden zij als (sub)verwerker aangesteld overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Innoverius selecteert uitsluitend partijen die passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen bieden en sluit, waar dit wettelijk vereist is, de nodige contractuele afspraken af, waaronder verwerkersovereenkomsten en andere gegevensbeschermingsclausules.

Onze infrastructuur wordt in hoofdzaak gehost binnen de Europese Economische Ruimte. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn, zorgt Innoverius voor passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V van de GDPR.

Een actueel overzicht van de belangrijkste subverwerkers die worden ingezet voor de levering van de Applicaties en Diensten kan op verzoek worden verkregen of wordt beschikbaar gesteld via onze contractuele documentatie.

Artikel 7 - Doeleinden en grondslagen

Innoverius verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

Afhankelijk van de relatie met de betrokkene kunnen persoonsgegevens onder meer worden verwerkt voor:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;

• het leveren van de Applicaties en Diensten;

• hosting, beveiliging en onderhoud van de Applicaties;

• authenticatie en toegangsbeheer;

• klantbeheer en relatiebeheer;

• ondersteuning en support;

• facturatie, boekhouding en invordering;

• communicatie met klanten, prospects en leveranciers;

• opleidingen, webinars en evenementen;

• monitoring, logging en beveiliging;

• fraudepreventie en incidentbeheer;

• statistische analyses en productverbetering;

• de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten;

• marketing- en commerciële communicatie;

• het naleven van wettelijke en reglementaire verplichtingen;

• het beschermen van de rechten, eigendommen en belangen van Innoverius, haar klanten en haar gebruikers.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden zoals voorzien in artikel 6 GDPR:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de voorbereiding, uitvoering of opvolging van een overeenkomst met de betrokkene of diens organisatie.

Wettelijke verplichting

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting die op Innoverius rust.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals onder meer:

• netwerk- en informatiebeveiliging;

• fraudepreventie;

• productverbetering;

• klantenbeheer;

• ondersteuning;

• interne administratie;

• bescherming van onze rechten en belangen.

Bij iedere verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang maken wij een afweging tussen onze belangen en de rechten en vrijheden van de betrokkenen.

Toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming op ieder ogenblik worden ingetrokken. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Artikel 8 - Delen van persoonsgegevens

Innoverius verkoopt, verhuurt of verstrekt persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend aan derden worden meegedeeld wanneer dit noodzakelijk is:

• voor de uitvoering van een overeenkomst;

• voor de levering van onze Applicaties en Diensten;

• voor de naleving van wettelijke of reglementaire verplichtingen;

• voor de bescherming van onze rechten, eigendommen of belangen;

• voor de bescherming van de rechten, eigendommen of belangen van onze klanten, gebruikers of andere betrokkenen.

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan:

• bevoegde overheidsinstanties;

• toezichthoudende autoriteiten;

• gerechtelijke instanties;

• politie- en onderzoeksdiensten;

• professionele adviseurs, waaronder advocaten, accountants en auditors;

• verzekeraars;

• andere partijen waar de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer een wettelijke grondslag dit toelaat.

Wanneer persoonsgegevens worden meegedeeld aan derden gebeurt dit uitsluitend voor zover noodzakelijk en overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Innoverius neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat dergelijke derden de ontvangen persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen en passend beveiligen.

Artikel 9 - Cookies en vergelijkbare technologieën

Deze website gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn vereist voor de technische werking en beveiliging van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Wij gebruiken geen cookies voor analyse-, marketing- of trackingdoeleinden en verzamelen via cookies geen gegevens om bezoekers te profileren of hun surfgedrag te volgen.

De gebruikte noodzakelijke cookies worden uitsluitend ingezet om de website correct en veilig te laten functioneren.

Artikel 10 - Bewaartermijnen

Innoverius bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn vereist of toegestaan is op grond van een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of een contractuele verplichting.

De bewaartermijn kan verschillen afhankelijk van de aard van de gegevens, de relatie met de betrokkene en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

In het algemeen gelden onder meer de volgende principes:

• klant- en contractgegevens worden bewaard gedurende de contractuele relatie en gedurende de periode die noodzakelijk is voor de uitoefening of verdediging van juridische rechten;

• facturatie-, boekhoudkundige en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijnen;

• prospectgegevens worden bewaard zolang er een gerechtvaardigde commerciële relatie bestaat of totdat bezwaar wordt gemaakt tegen verdere verwerking;

• marketinggegevens worden bewaard totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking;

• beveiligings-, audit- en loggegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiligings-, operationele en compliance-doeleinden.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, worden zij verwijderd, geanonimiseerd of op een andere passende wijze verwerkt zodat identificatie van betrokkenen niet langer mogelijk is.

Artikel 11 - Beveiliging

Innoverius neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Bij het bepalen van deze maatregelen houdt Innoverius rekening met onder meer de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard van de verwerkingen, de omvang van de verwerkingen, de context van de verwerkingen en de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

Onze beveiligingsmaatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• toegangs- en autorisatiebeheer;

• authenticatie- en beveiligingsmechanismen;

• encryptie waar passend;

• logging en monitoring;

• netwerk- en infrastructuurbeveiliging;

• back-up- en herstelprocedures;

• beveiligingsupdates en patchbeheer;

• organisatorische maatregelen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Hoewel Innoverius redelijke inspanningen levert om persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel systeem, netwerk of elektronische transmissie absolute veiligheid garanderen.

Indien u vermoedt dat persoonsgegevens onrechtmatig werden gebruikt, dat uw account werd gecompromitteerd of dat zich een beveiligingsincident heeft voorgedaan, verzoeken wij u zo spoedig mogelijk contact met ons op te nemen via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring.

Artikel 12 - Uw rechten

Onder de voorwaarden en binnen de grenzen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U heeft onder andere het recht om:

• inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;

• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;

• persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer de verwerking niet langer noodzakelijk is of wanneer de wet dit vereist;

• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken in de gevallen voorzien door de GDPR;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten met betrekking tot Persoonsgegevens;

• de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover de wet hierin voorziet;

• een eerder verleende toestemming op ieder ogenblik in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om uw identiteit op passende wijze te verifiëren alvorens een verzoek te behandelen.

Wij streven ernaar om verzoeken zo spoedig mogelijk te behandelen en uiterlijk binnen één maand na ontvangst te beantwoorden, behoudens wanneer de toepasselijke wetgeving een verlenging van deze termijn toelaat.

Artikel 13 - Contacten en klachten

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met Innoverius via:

Innoverius BV
Sint-Rochusstraat 7
9200 Dendermonde
België
https://www.innoverius.com 

Wij verzoeken u om bij vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een passende oplossing kunnen zoeken.

Indien u van oordeel bent dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in strijd met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
https://www.dataprotectionauthority.be/

Daarnaast heeft u steeds het recht om een voorziening in rechte in te stellen overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.