Wat zijn de valkuilen van digitale transformatie?
De Quatra casus
Een goed voorbeeld van slimme digitale transformatie is Quatra. Quatra is een familiebedrijf in Lokeren dat hoofdzakelijk gebruikte frituurolie aankoopt bij horecazaken om deze te recycleren tot biodiesel. Quatra startte in 2009 en groeide in 10 jaar uit tot een multinational. Om alle bedrijfsprocessen in goede banen te leiden en het bedrijfsmodel verder te schalen, werd digitale transformatie hoog op de agenda gezet.
Integratie van diverse systemen
Een eerste valkuil is om diverse gespecialiseerde systemen met allerhande toeters en bellen (voor bijvoorbeeld accounting, HR, operations, sales en marketing) naast elkaar te gebruiken met de bedoeling om die vlekkeloos te laten samenwerken met elkaar. Dergelijke strategie mislukt vroeg of laat omdat de tijd en kosten voor het integreren met elkaar de pan uitswingen.
Quatra daarentegen koos voor Odoo, één systeem waarmee 80% van alle bedrijfsprocessen op een samenhangende en gebruiksvriendelijke manier kunnen ondersteund worden. Voor de onmisbare ontbrekende zaken, wordt Odoo uitgebreid met de nodige functionaliteiten die vervolgens automatisch naadloos samenwerken als één geheel.
Adaptatie van de business software
Een tweede valkuil is om de software zoveel mogelijk aan te passen om de unieke manier van werken te ondersteunen. Het is een natuurlijke reflex van veel werknemers maar het is echter een recept om te mislukken. De ontwikkelkost en -tijd is vaak een grote verrassing om nog maar te zwijgen van de immer onderschatte onderhoudskost nadien.
Quatra daarentegen gebruikt het volledige potentieel van Odoo door hun manier van werken zoveel mogelijk aan te passen aan de functionaliteiten waarover Odoo beschikt. Enkel in die gevallen waar Odoo standaard geen ondersteuning biedt, worden innovatieve uitbreidingen aangebracht.
Externalisatie van change management
Een derde valkuil is om de implementatie volledig in handen te geven van een Odoo partner. Zonder duidelijk intern leiderschap, zal het systeem echter niet gebruikt worden omwille van de ingebakken weerstand tegen verandering. En zonder rekening te houden met de kennis en ervaring van de werknemers, zal het systeem onvoldoende aansluiten bij de noden op de werkvloer.
Bij Quatra verdiepte één van de bestuurders zelf zich zodanig in Odoo dat die de grootste facilitator op de werkvloer werd van digitale transformatie. Daarenboven wordt continu rekening gehouden met de ideeën van elke werknemer via een wish list en wordt de status van elk idee verder opgevolgd.
Slimmer digitaal transformeren
Samengevat zijn de lessen die van
Quatra kunnen geleerd worden:
- Gebruik één out-of-the-box software tool die 80% van al jouw bedrijfsprocessen kan ondersteunen en hou in het achterhoofd dat uitbreidingen op maat mogelijk zijn.
- Pas jouw bedrijfsprocessen zoveel mogelijk aan op basis van de best practices die ondersteund worden door de software en niet omgekeerd.
- Motiveer jouw collega’s door uit te leggen waarom en hoe Odoo gebruikt dient te worden en hou rekening met hun waardevolle input.
Hoeveel kost Odoo?
De prijs van een dagelijkse koffie.