Dossierbeheer

Doel van de opleiding

Met behulp van deze opleiding leer je stap voor stap hoe je dossiers, partijen, documenten en share links aanmaakt en beheert in Innoverius, met het oog op een vlotte, veilige en gestructureerde afhandeling van juridische zaken.

Na afloop kan je:

• Nieuwe dossiers aanmaken en correct koppelen aan verkooporders

• Partijen structureren in een dossier, met duidelijke categorieën en vertegenwoordigers

• Documenten toevoegen en beheren

• Automatisch stukkenbundels genereren en documenten bewerken

• Op een veilige en efficiënte manier documenten delen via share links

• Gebruik maken van slimme templates en automatisaties

• Eigen processen opzetten met activiteitplannen afgestemd op je juridische praktijk

Functioneel overzicht

Dossiers

Een dossier vormt het centrale knooppunt van een juridische zaak. Hierin wordt alle relevante informatie verzameld over het verloop van de zaak, de betrokken partijen, de bijhorende documenten en de financiële opvolging.

• Naam – De titel van het dossier.

  Voorbeeld: Janssens / De Koene BV

• Referentie – Het automatisch gegenereerde interne volgnummer.

  Voorbeeld: C/20250702/0002

• Owner – De verantwoordelijke advocaat of dominus litis in het dossier.

• Verkooporder – Bevat de gemaakte financiële afspraken en de opvolging van facturatie en geleverde prestaties.

• Cliënt – Het contact aan wie de juridische prestaties gefactureerd worden.

Een dossier kan aangemaakt worden via:

• Dossiers - Wanneer er geen voorafgaande aanleiding vereist is om een nieuw dossier te openen
• Verkoop - Wanneer een goedgekeurde verkoopofferte vereist is om een dossier op te starten 

Partijen

Een partij is een contact (natuurlijk persoon of rechtspersoon) die een specifieke rol opneemt binnen een dossier.

• Naam – De naam van het contact.

  Voorbeeld: Jan Janssens of De Koene BV

• Categorieën – De hoedanigheid of rol van de partij.

  Voorbeeld: Cliënt, Tegenpartij, Advocaat tegenpartij

• Vertegenwoordigd door – Een andere partij die optreedt als vertegenwoordiger.

  Voorbeeld: De zaakvoerder van een vennootschap of de advocaat van een tegenpartij

• Dossier – Het dossier waarin deze partij een rol speelt.

Een partij kan worden toegevoegd via:

• Dossiers - Aangewezen indien het contact reeds bestaat.
• Contacten - Aangewezen indien het contact eerst dient aangemaakt te worden (eventueel via eID voor natuurlijke personen of CompanyWeb voor rechtspersonen).

Documenten

Een document is een inhoudelijk bestand of tekst dat gelinkt is aan een dossier. Het bevat informatie die relevant is voor de juridische behandeling, en kan dienen als bewijsstuk, communicatiemiddel of voorbereiding op juridische acties.

• Naam – Een korte omschrijving van het document.

  Voorbeeld: E-mail van 24/08/2025 aan Jan Janssens betreffende ingebrekestelling

• Bestandsnaam – De naam van het digitale bestand, inclusief extensie.

• Dossier – Het dossier waarmee het document verbonden is.

• Categorieën – Het type of de aard van het document binnen het dossier.

  Voorbeeld: Wetgeving, Communicatie / Cliënt, Communicatie / Tegenpartij, Stukkenbundel

• Indexeringsverzoek – Geeft aan of het document moet worden opgenomen in de AI-index voor automatische analyse en opzoeking.

Een document kan toegevoegd worden via:

• Upload – Document manueel toevoegen en bestand opladen

• Drag & drop – Eén of meerdere bestanden slepen naar de lijst- of kanbanweergave

• Word Add-in – Documenten rechtstreeks vanuit Microsoft Word opslaan

• E-mail IMAP – E-mails automatisch kopiëren en opslaan als documenten

Mogelijke acties op documenten:

• Stukkenbundel generen: maak automatisch een genummerde inventaris van geselecteerde stukken
• Documenten vergelijken: analyseer snel de verschillen tussen twee versies van een document

• PDF splitsen: deel een PDF op in vaste of variabele paginareeksen

• PDFs samenvoegen: combineer meerdere PDF’s tot één nieuw document

• PDFs draaien: roteer één of meerdere PDFs 90 graden

• PDFs kantelen: roteer één of meerdere PDFs 180 graden

• Bestanden zippen: bundel verschillende documenten in een gecomprimeerd ZIP-bestand

• Bestanden unzippen: haal de afzonderlijke documenten uit een ZIP-bestand

Share Links

Een share link is een eenvoudige en veilige manier om één of meerdere documenten te delen met externe partijen.

• Dossier – Het dossier waarin de te delen documenten zich bevinden

• Documenten – De geselecteerde documenten die gedeeld worden

• Partijen – De partijen waarmee de documenten gedeeld worden

• Vervaldatum – De datum tot wanneer de documenten beschikbaar zijn voor download

Praktische oefeningen

Dossier

Doel: Maak een nieuw dossier aan.

Stappen:

1. Ga naar Dossiers in het hoofdmenu en klik op Nieuw

2. Geef het dossier een duidelijke naam (bijvoorbeeld Janssens / De Koene BV)

3. Controleer of het referentienummer automatisch werd aangemaakt

4. Selecteer de verantwoordelijke advocaat (of dominus litis)

5. Maak een nieuwe verkooporder of voeg een bestaande verkooporder toe

Opmerking: de automatisch gegenereerde dossierreferenties kan zelf geconfigureerd worden via Instellingen > Technisch > Reeksen in debug modus. 

Meer informatie over verkooporders:

📄 Facturatie

Partij

Doel: Organiseer partijen in een dossier.

Stappen:

1. Open een bestaand dossier

2. Klik op de smartbutton Partijen

3. Klik op Nieuw om een partij toe te voegen

4. Kies een bestaand contact of maak een nieuwe aan via Contacten

5. Geef de partij een categorie (bv. Cliënt, Tegenpartij, Advocaat tegenpartij)

6. Voeg eventueel een vertegenwoordiger toe

Alternatief:

1. Open Contacten
2. Gebruik eID voor natuurlijke personen of CompanyWeb voor vennootschappen om snel correcte gegevens op te halen bij het aanmaken van nieuwe contacten
3. Klik op "Partij aanmaken", vul het dossier in en selecteer categoriëen en vertegenwoordigers 

Documenten

Doel: Organiseer documenten in een dossier.

Voeg documenten op 5 verschillende manier toe aan een dossier:

• Upload – Document manueel toevoegen en bestand opladen

• Drag & drop – Eén of meerdere bestanden slepen naar de lijst- of kanbanweergave

• Word Add-in – Documenten rechtstreeks vanuit Microsoft Word opslaan

• Opslaan in dossier – Berichten of bijlagen selecteren voor opslag

• Outlook Add-in – E-mails en bijlagen rechtstreeks toevoegen vanuit Microsoft Outlook

Stukkenbundel

Doel: Genereer een stukkenbundel.

Wil je automatisch een bundel maken van de geselecteerde en geordende documenten in een dossier? Volg deze stappen:

• Selecteer in de lijstweergave de documenten die je wil bundelen

• Ken in één klik een duidelijke categorie toe, zoals bijvoorbeeld "Stukkenbundel"

• Gebruik de zoekbalk om te filteren op die categorie, zodat enkel de relevante documenten zichtbaar zijn

• Klik op de dubbele ellipsis (⋮⋮) van een document om ze via drag-n-drop in de juiste volgorde te zetten

• Ga naar Acties > Genereer stukkenbundel

Documentverwerkingen

Doel: Verwerk documenten.

Selecteer de gewenste documenten in de lijstweergave en kies via Acties één van de volgende bewerkingen:

• Split PDF: deel een PDF op in vaste of variabele paginareeksen

• Merge PDFs: combineer meerdere PDF’s tot één nieuw document

• Zip Files: bundel verschillende documenten in een gecomprimeerd ZIP-bestand

• Unzip File: haal de afzonderlijke documenten uit een ZIP-bestand

• Extract Attachments: haal de bijlagen uit een e-mail document en sla ze op als apart document

• Compare Documents: vergelijk twee tekst documenten en genereer een rapport met de verschillen

Share link

Doel: Deel documenten aan de hand van een share link.

Stappen:

1. Open het gewenste dossier

2. Klik op "Documenten delen"

3. Selecteer de documenten die je wil delen

4. Kies de partijen met wie je de documenten wil delen

5. Stel een vervaldatum in

6. Verzend een automatisch e-mail met bijhorende share link naar de partijen

Opmerking: de template om share links te delen kan geconfigureerd worden via E-mail Automation.

Stappenplan voor eigen systeem

Configureer categorieën voor dossiers, partijen en documenten

Breng structuur in je dossierbeheer door duidelijke categorieën te definiëren. Zo werk je overzichtelijker, vind je sneller wat je zoekt en kan je efficiënter automatiseren via templates.

Dossiers
Gebruik categorieën om dossiers logisch te groeperen, bijvoorbeeld op basis van rechtsmaterie of behandelingsfase. 
Bijvoorbeeld: Bouwrecht, Huurrecht, Invorderingsrecht, Contractenrecht.

Partijen
Partijcategorieën maken duidelijk welke rol een contactpersoon speelt binnen het dossier. Ze worden ook gebruikt in e-mail- en documenttemplates. 
Bijvoorbeeld: Cliënt, Tegenpartij, Advocaat tegenpartij, Rechtbank, Notaris.

Documenten
Met documentcategorieën breng je orde in de documentenstructuur van elk dossier. Dat maakt het zoeken, sorteren en opstellen van stukken eenvoudiger. 
Bijvoorbeeld: Communicatie, Bewijsstukken, Juridische analyse, Conclusies, Wetgeving.

Bouw templates voor stukkenbundels

Gebruik onderstaande systeemvelden om één of meerdere inventaristemplates aan te maken. Deze velden worden automatisch ingevuld via Jinja:

• today -  De datum van generatie (volgens de taalinstelling)
  Voorbeeldgebruik: {{ today }}
• now - De datum én tijd van generatie
  Voorbeeldgebruik: {{ now }}
• user - De huidige Innoverius gebruiker (als record)
  Voorbeeldgebruik: {{ user.name }}
• company - Het actieve bedrijf van de gebruiker (als record)
  Voorbeeldgebruik: {{ company.name }}
• case - Het dossier van de geselecteerde documenten (als record)
  Voorbeeldgebruik: {{ case.name }}
• documents - De geselecteerde documenten (als record)
  Voorbeeldgebruik: 
  {% for document in documents %}
  {{ loop.index }}. {{ document.name }}
  {% endfor %}

Voorbeeld:

Maak daarnaast ook nummeringstemplates aan met behulp van de volgende systeemvelden:

• today -  De datum van generatie (volgens de taalinstelling)
  Voorbeeldgebruik: {{ today }}
• now - De datum én tijd van generatie
  Voorbeeldgebruik: {{ now }}
• user - De huidige Innoverius gebruiker (als record)
  Voorbeeldgebruik: {{ user.name }}
• company - Het actieve bedrijf van de gebruiker (als record)
  Voorbeeldgebruik: {{ company.name }}
• number - Het volgnummer van de geselecteerde document
  Voorbeeldgebruik: {{ number }}

Voorbeeld:

Meer info over het gebuik van jinja: 

📄 Document Automation

Bouw templates voor juridische documenten

Met document templates in Innoverius genereer je snel gestandaardiseerde juridische documenten. Hou bij het opstellen van zo’n document template rekening met twee zaken:

Doel van het document - Wat wil je automatisch genereren?
Bijvoorbeeld: een dagvaarding, een conclusietekst, een aanmaning, een verzoekschrift.

Model - Aan welk databasemodel koppel je de document template?
Bijvoorbeeld: een dossier (case), een partij (party), een document (document), etc.

Meer informatie:

📄 Document Automation